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如何维护你的知识库?

时间:2023-03-28 17:40:28 HTML

企业不仅需要定期审查您的知识库以确保它尽可能有用。虽然在日常工作流程中管理知识库的方式很重要,但您还需要定期对其进行审查。通过为过时信息设置审查日期来“清理”您的知识库。例如,您是否每年更新某些文件?列出需要每年更新的文件。添加新的您有时可能希望完整地保留旧报告以供将来参考。如果是这样,请在旧报告的开头添加一个链接,将读者引导至最新的文档。查看界面的层级结构和整体内容结构是否还清晰?您是否在知识库中进行了任何需要调整的品牌更改,例如颜色、字体或色调?委派审阅将检查委派给合适的人并指导审阅过程:文件的目标群体是谁?他们的问题能否以合乎逻辑但善解人意的方式得到回答?所有信息都是最新的吗?如何以更直接的方式呈现信息?屏幕截图或视频会有帮助吗?所有信息都是最新的吗?如何以更直接的方式呈现信息?屏幕截图或视频会有帮助吗?评估你的工作方式。添加和共享信息的过程是否很好地融入了您团队的工作?如何使用知识库更有效地工作?收集团队的反馈,看看可以改进的地方。月度或季度检查在年度审查之间,您需要安排每月或每季度的定期检查。这是一个很好的时机:管理访问。确保离开公司的员工无法再访问这些文件。验证新员工是否具有所需的访问权限。找出知识库的薄弱环节。也许您的客户服务会一遍又一遍地提出特定问题。添加帮助客户解决自己问题的新文章,并使它们易于查找。您的客户可能不知道正确的术语并在尝试查找信息时使用其他短语,因此请添加其他关键字以将他们引导至文章。添加新文章基于趋势查询的事件触发更新即使您已安排定期审查您的知识库,也可能有其他事件触发新审查的需要。假设您的公司生产软件,是时候推出重大更新了。您将知识库用作客户的自助服务门户。因此,更新是查看文档以更新不正确信息或添加解释新功能的其他文章的一个很好的理由。推荐使用Baklib搭建知识库,可以让你快速搭建一个简单易管理的知识库。