在新冠病毒疫情带来的变化中，机构业务向在家远程办公的转变无疑是最重要的变化之一。在此期间，员工差旅支出预计会下降，但远程工作意味着出现了一种全新的员工??支出类别。根据AppZen的一项调查，93%在家办公的英国员工的开支因疫情发生了变化。这一变化导致在家远程工作的员工人数增加，员工家庭的互联网费用增加57%，电费和煤气费增加50%。然而，随着远程工作人数的急剧增加，报销并没有相应增加，这有点令人惊讶。在大流行期间，在家工作的员工的总支出从69%增加到75%，增幅低于人们的预期。AppZen的研究阐明了为什么费用增长不大，以及组织需要改进的几个领域。报告指出，在家远程工作的员工的费用没有预期的那么高，部分原因可能是部分员工对报销新型费用感到不安。这很可能与许多组织缺乏相应的规模有关。只有一半的组织在2020年更新了他们的费用政策，而另一半的员工则对哪些费用可以报销感到困惑。此外，一些组织有不灵活的费用政策，限制员工可以报销的项目类型，即使这些项目是完全合理的，这可能会导致员工不满。虽然远程工作的员工没有过去的差旅成本，但新的工作相关成本出现了，包括一次性投资成本（如购买办公桌、办公椅、显示器等）费用、水电费和育儿等）。组织需要快速调整其费用政策以适应工作环境的变化。它的新政策必须清晰公正，并迅速实施。使用基于人工智能的自动化软件可以通过组织范围内的特定规则和消除偏见来解决这个问题。这样的系统确保所有员工的所有费用都得到平等对待并得到及时处理。更新后的收费政策将为员工提供明确的信息。调查显示，在更新了费用政策的组织中，83%的员工表示他们的组织支付了与在家工作相关的费用，而在未更新费用政策的公司中，只有29%的员工表示他们支付了工作费用-家庭开支。相关费用。员工需要感受到公平研究表明，组织的高级员工和那些在大流行之前一直在家工作的员工得到了更多的报销。与普通员工相比，经理在家远程办公获得的报销要多得多。这可能是因为许多高级员工（42%的企业主/业务合作伙伴和37%的销售经理）在大流行之前已经在家工作，因此他们更清楚报销哪些费用以及如何申请。然而，对于那些刚开始在家工作的员工来说，存在很多困惑和不确定性，因为许多组织在适应和提供更新政策方面进展缓慢。员工报销的大部分与工作有关的费用。组织高管可能拥有公司提供的信用卡和消费账户。这意味着那些薪酬较低的员工将不得不先支付自己的费用，然后由组织决定是否报销，而那些薪酬较高的高管则没有这样的影响力。Trinet研究表明，在经常遇到报销困难的组织中，71%的员工可能会寻找新工作。这突出了对易于使用、易于理解的费用处理功能的需求。此外，女性员工(59%)的远程工作相关费用报销率低于男性员工(80%)。这可能是由于多种因素造成的，包括女性可能在教育和医疗保健等行业工作，这些行业支付的远程工作相关费用较少，而且女性不太可能担任费用经常报销的管理职位。此外，这种差异可能是由于女性不太愿意申请报销。Allstar的研究表明，总体而言，女性员工报销的业务费用不到男性员工报销的一半。另一个有趣的领域是儿童保育费用。由于许多学校因大流行而关闭，即使在职父母被迫在家远程工作并可以在家照顾孩子，但儿童保育费用的索赔并没有增加。事实上，只有19%的受访者表示他们的组织考虑了儿童保育成本。牛津大学、剑桥大学和苏黎世大学联合发布的一份研究报告显示，与同等收入的男性员工相比，英国、德国和美国的女性员工在育儿和家庭教育方面获得的补贴更多。奇怪的是，女性对缺乏育儿支持费用的感受更为强烈。人工智能在费用管理中的应用人工智能驱动的费用管理系统可以将组织从手动处理费用报销的麻烦中解放出来。通过使用自动化采用一致的规则和政策，您可以消除差异和不一致，并显着提高处理员工费用报销的速度。人工智能技术非常适合这个领域。这是因为人工智能可以审查一切（每笔交易和每笔订单），根据预定义的规则审查所有报销项目。AI还可以访问和查看它所看到的一切，并在上下文中而不是孤立地查看每个事务，因此它可用于识别大量不同用户和组织的问题模式。这样的系统使组织能够根据特定策略制定自己的规则和决策标准，使其能够快速适应不断变化的环境并执行组织的策略。结论2020年，人们的工作实践发生了一些前所未有的巨大变化，但在许多情况下，传统组织并没有跟上步伐。费用管理就是这样一个领域。由于缺乏对最新政策的有效沟通。享受优惠待遇的高管与其他员工之间仍然存在不平衡，所有这些仍然是必须解决和纠正的费用管理问题。如今，费用管理变得越来越复杂，这使得对提供自动化、可见性和支出控制的数据驱动系统的需求比以往任何时候都更加重要。基于人工智能的系统意味着组织可以实施一致的公平方法，最终提高组织效率、提高员工满意度并减少财务团队的工作量。虽然拥有清晰一致的费用政策是一个基本的起点，但拥有合适的IT系统来支持灵活的费用管理方法也同样重要。定制政策、通知员工政策变更以及自动将新政策应用于新的费用报销对于组织应对当今的工作环境和未来的挑战至关重要。
