基础设施管理不是“一劳永逸”的事情，您的托管合同也不是。当您团队的服务合同即将到期时，这是重新谈判条款以获得更好价格或增加服务的好机会；或者，可能是时候寻找更合适的服务提供商了。在2020年数据中心世界大会上，合作伙伴国家关键任务设施合伙人兼总裁KirkKillian在他的演讲中详细介绍了《续签托管合同：获得更多且支付更少》公司如何寻找新方法与供应商谈判以获得更好的托管合同，为IT团队带来长期利益。该公司主要帮助客户选择和获取数据中心和托管站点。他指出，当企业续签托管合同时，IT团队应努力延长合同、调整托管空间的大小、纠正任何合同缺陷、调查可能的增值服务并与供应商保持积极的关系。在内部，您应该将更新后的托管策略传达给高级管理层以获得预先批准，让法律团队参与合同审查，并确定潜在的批准障碍。“如果你有足够的耐心，通常会提前准备好更好的交易。但你也必须准备好谈判并迅速签署新合同，”基利安说。供应商评估流程重新协商托管合同有两个主要步骤：范围界定和要求征求建议书(RFP)流程。范围界定阶段允许您的团队确定所有可靠性要求、您的团队需要多少空间、电源、位置、托管服务要求、连接性和任何合规性标准。即使您计划继续使用同一个托管托管服务提供商，重新定义您的基础架构要求并确定您的提供商是否可以满足这些要求也很重要。“一些公司已经存在10年或更长时间，而另一些则是新成立的，”保险公司数据中心首席分析师丹尼斯·济慈(DennisKeats)说。“当我们采访所有这些托管服务提供商时，我们没有得到一个整体的方法，因为这些托管网站可以获得各种专业服务。你真的必须看看他们是否会按照你的要求去做，只是为了让你去签合同。”在您的团队决定托管范围后，花时间提交RFP。许多人发现，只需向现有提供商提交RFP（即使是简单的续订版本），该提供商也更愿意接受更好的续订合同条款.在某些情况下，当托管服务提供商看到您进入市场时，提供商会更愿意改进托管合同条款，尤其是当您有特定的基础设施要求时。“我们发现在RFP过程中，我们可以根据需要使其变得模糊或具体，”济慈说。“我们想更有判断力，弄清楚他们在整个合同期间能为我们做些什么，我们想了解他们。”过程以及如何确保安全和服务器安装。”当您的团队收到提案时，一定要分析成本和功能的差异，并了解基本承诺、预计承诺和增长。此外，您应该比较管理费用和预付费用，以准确了解您的托管合同。降低托管成本的策略在整个谈判过程中，您的团队可以通过多种方式达成更具成本效益和灵活的托管合同。“通常，如果你不提出要求，你可能得不到，”基利安说。降低成本最直接的方法是重新评估您的功率和空间数量。Killian说，重新利用和重组基础设施是最有效的成本降低策略，因为大多数时候，组织可以过度配置最终未被使用的基础设施。这不仅可以为您的团队节省资金，还意味着托管服务提供商可以将收回的空间出租给其他客户。为了增加合同的灵活性，您的团队应该研究支出轮班和特定的一次性硬件成本的选项。这样做可以确保您不会限制您的托管设置选项，也不会因为您的硬件要求不同而最终支付额外费用。一种方法是选择较小的托管空间，但要确保扩展权是新合同的一部分。“我们还想知道哪些托管服务提供商会长期为我们服务并支持我们的发展和扩展能力，以及我们是否可以长期扩展，”济慈说。“我们希望他们免费为我们增加一些空间。“如果您将期限延长到当前续订目标之外，请查询可用的费率。如果您想要3年、5年和7年的续订期限，您可以协商一个较低的费率，这也可能会降低剩余期限的费率当前合同。对于基于硬件的成本，Killian建议查看有源交叉连接和电信电路的费用。“当托管提供商安装交叉连接时，可能是五到十年前，并且已经通过您在原始合同条款中的费用，那么您在续订期间支付的费用将是托管提供商的纯利润。”为了降低成本，询问是否有可能保持物理交叉连接，以便如果您需要还是那句话，你不用付setupfee.在电信电路中，Killian说这是一个买方市场。如果您的托管服务提供商很可能引入了第三方网络提供商，您可以期望从初始合同中获得比可用的传统运营商更积极的定价。为确保成功续订托管合同，请确保您的团队知道会发生什么，并预先确定您必须与提供商讨论哪些项目。大多数供应商都在寻求长期的客户满意度，因此您越能找到建立友好关系的方法，就越容易获得您想要的合同。
