明道云在外贸行业的营销、供应链、文档管理应用市场上的某个软件很容易在市场上找到合适的产品。但是，如果想直接找到一个完整的系统，那就比较困难了。更难找到一个与行业高度接轨的完整体系。更难找到一个完整的系统，可以融入公司的一些独特文化。所以我们考虑定制开发，但是传统的软件定制开发周期长，成本高。这个时候，如果我们使用明道云这样的零代码平台来实现，就会非常方便。其次，当我们的软件很多的时候，如果软件之间没有相互通信，就会形成一个数据孤岛，就会造成很多问题。比如在销售系统下了订单，财务系统也需要用到订单信息。由于销售系统中的订单无法到达财务系统，就会形成上述数据孤岛，造成信息滞后和重复劳动。同理，订单不能走单据系统和物流系统。这时候就需要有一个完整的系统来处理公司所有的业务，保证数据的完整性和及时性，大大提高员工的工作效率，让管理层更方便的完成数据的查看和分析。2、方案实施我们现有的系统是在实施了多家外贸公司的软件系统后总结构建的。它可以根据不同的功能和部门设计不同的应用程序，并将所有应用程序的数据集成在一起。系统包括：人力资源管理，包括员工管理、薪酬绩效管理、OA模块等营销部分，包括线索管理、客户管理、订单管理等供应链部分，包括供应商管理、采购管理、文件管理、物流管理等，除了装箱单管理和财务管理，还会有BI报表。公司管理层从报表中汇总各种数据，可以直观地看到客户订单频次、供应商管理、客户维护、应收应付等方面的变化。移动端也可同步实时查看，管理层可随时了解公司整体经营状况。后面我们会将上述所有的应用串联起来，形成一个高度互联的数据。一方面，我们可以在明道云内部连接所有的应用。另一方面，由于明道云的接口是开放的，平台外的系统也可以通过API与明道云平台对接，在明道云内部形成一个闭环，所有的数据都串联起来。3、营销应用相对来说，外贸公司是以销售为主的，所以对于销售来说，事物的管理会比较细化，涵盖邮件、客户、报价单、订单等环节。1.客户评级我们会根据公司内部要求对客户进行一些维度的评价，可能包括信息评级、价值评级、购买评级等。比如信息打分，客户档案包括客户名称，客户规模，客户网址，客户地址，每一项占多少分。我们可以定期汇总计算分数，通过每个客户的分数可以体现客户信息的完整性。如果达到80分，那么客户的信息就比较完整了；如果只有40分，说明信息严重缺失，可以找相应的业务员跟进，方便公司客户的管理。同样，价值评分和购买评分也根据不同的评分机制汇总不同的分数，从而达到方便管理的目的。我们对客户的管理不仅仅是信息管理，主要目的是增加交易量。因此，在系统中，我们可以直观的看到客户每月和每年的订单频次，以及全年累计下单数量。我们还可以做一些图形化的报表，比如饼图、折线图等，直观的把控客户信息。明道云的一个工作表可以关联多个其他工作表。管理好客户基本信息后，我们可以在下方关联客户的所有相关事项，如客户联系人、客户跟进记录、客户订单、协调订单、询价记录、交易记录等。员工离职时，需要交给客户。过去，前员工可能会直接与新员工共享客户信息。现在每个客户都有自己的评级。与客户相关的项目也在其下方。这些相关事项的记录是员工在日常办公过程中积累起来的。比如今天跟进一个客户，就应该写跟进记录。对于一个新员工来说，光是看这些就能对客户了如指掌，对交接班和领导视察也很友好。2.订单管理除了录入订单的基本信息外，我们还会细化订单管理，因为对于外贸来说，除了订单费，还涉及港杂费、物流费等各类费用.这些我们都会详细的写出来，让业务员在下单的时候更加的直观和清晰。同样，销售人员查看订单也会更加方便。我给客户报多少，给公司报多少，价格是否一致，其他杂费是多少等等，这些信息都很直观。将此数据输入订单还有另一个好处。协调表、待处理帐户和投诉都与订单密切相关。业务员在记录这些表时，可以直接将订单中的数据引用到这些强关联的表中。经理审批时，可以看到审批所需的所有订单信息，再也不用到处找资料了。很多公司的产品都不是固定的。比如我们公司目前生产三款产品，但是随着疫情的发展，我们可能会跟进更多的产品。因此，产品不能做成固定选项，不同产品的描述、属性、定价方式都不同。如果做成一个固定的项目，这个系统的局限性会特别大，不能随着公司业务的发展灵活调整。所以我们会分类，有可选的项目比如定价方式，会显示商品的描述，商品的重量计算，不同地方的价格计算。3、订单修改流程的验证，证明道云也可以做很多复杂的流程验证。比如下图的订单修改流程，所有的销售公司都会遇到这样的问题：你下订单，跟客户谈好后，公司也去采购，但是客户这时候说他需要增加或减少一些产品。这将导致订单更改。变更单出现后，会涉及到以下职能部门对变更单信息的审核。如果有两个订单，如果你像以前一样使用纸张管理，你将同时获得原始订单和新订单。订单中数据很多，需要肉眼查看，一项一项核对，很麻烦。销售提交后，会有采购审核、财务审核、文件审核，可能需要半个小时。我们现在搭建的自动化流程，可以匹配所有允许修改的地方一次，最后在修改后的订单上总结成一句话：thisorderhasbeenchangedfromhowmuchquantitytohowmuchquantity,acertainproduct已添加，规格已从A更改为changed。B、无需人工逐一核对。审稿时，审稿人只需要判断这句话是否会对自己负责的内容产生影响即可。比如采购看到这句话，发现变更对采购工作没有影响，那么就会直接进入下一级审批。有什么问题可以直接在讨论区与@相应的同事交流。四、供应链管理的应用1、采购通知主要由采购部门负责供应商和采购通知。采购订单的数据来自于销售，采购也可以看到整个订单，只是他们的数据展示方式和内容不同。例如，销售员下订单时，他可以看到客户，但采购员不能；采购员可以看到订单本身和供应商，根据订单在产品中分配不同的供应商，签订不同的采购合同。2.采购合同在采购通知单上为每个产品选择供应商后，系统会自动生成不同的采购合同。同一供应商的采购需求会自动合并到一份采购合同中，您可以在合同签发时与供应商沟通，与质检沟通是否需要进行质检。3、如质量控制合同要求质检，质检部门收到合同后，会对每件产品进行拍照，并在生产过程中反馈。整个生产完成后，需要工厂负责人签字，签字的信息可以反馈到整个合同、单据、销售订单，可以形成整个业务数据的闭环。销售下单交给采购员，采购员要求质检做检验。质检反馈照片清单，采购商也可以看到质检情况。换句话说，我们可以控制工厂的生产情况，销售也可以看到我交付给客户什么样的产品。如果我们的客户后来投诉，我们可以直接拍一些照片或货件作为参考数据。5.单据管理的应用收到订单完成信息后，单据会制作货物，根据不同的订单制作不同的发货单和装箱单。6、实时报表整个流程完成后，我们可以根据管理层的需要做一些报表。以人力部为例，我们目前使用明道云进行免费签到。当然，我们也可以与钉钉、奇微等软件集成，将考勤数据接入明道云，形成完整的报表。本文来自上海明道云软件有限公司实施经理熊勇在明道云2022秋季合作伙伴大会上的演讲。经过校对和编辑，被编入演讲精华。
