传统的文件柜实际上是对生产力的损害，里面塞满了合同、供应商协议、入职文件和其他文件。据Xerox称，SMB将46%的时间浪费在处理文档管理问题上。在本文中，我将解释如何通过切换到支持AI的文档管理系统来最大限度地提高工作效率。考虑一个采购公司知道他们有一份文件但找不到的例子；一家律师事务所手头有一些文件，但找不到与案件相关的其他文件。现在，想象一下他们为找到正确的文档所面临的麻烦。显然，这表明他们的文档管理系统效率低下且繁琐。如果你处在他们的位置，你可以选择以下两项中的一项：·继续大海捞针，即继续在一堆文件中寻找想要的文件。·集成以人工智能为后盾的智能文档管理系统，帮助他们从任何角落快速分类和访问数据。在我看来，你应该选择后者。一个支持人工智能的智能文档管理系统可以减轻手动痛苦并简化工作流程的每一步，使其更好更快。从获取信息到存储和检索信息，人工智能彻底改变了信息的管理、创建和使用方式。本文解释了支持AI的智能文档管理系统如何改变现代工作场所以及为什么需要它们。1.自动分类和处理人工智能大大改善了文档管理世界。它读取文档内容并自动对其进行分类和处理，无需人工干预。文档管理软件中存储的文档越多，它就越能理解受众的互动，也能更好地分类和处理信息。2.自动化手动流程大多数组织都难以在需要时存储、管理和检索信息。智能文档管理软件可以自动完成这项繁重的工作，从而腾出时间专注于其他关键业务运营。假设您在5个不同的地方有5个不同的文件-一份合同、一封终止函、一份申请、一份变更通知和您想要放在一个文件中的另一份重要纸质文件。在手动文档管理场景中，您将需要一些时间来查找每个文档并将它们组合成一个文件。这就是智能文档管理软件来拯救的时候。它将所有纸质文档数字化、分类、标记并将它们存储在云中。因此，下次您查找特定文档时，您可以输入标签并在几秒钟内找到它。这也有助于在快速周转时间内实现团队内部的协作和参与，从而消除这种令人头疼的问题。3.数据提取小型企业每天都会产生大量数据。因此，他们有必要减少数据并提取重要信息以执行特定任务。DMS可以准确、快速地提取新数据，提高数据提取水平。它使用机器学习、预测分析和数据可视化来处理文档中包含的数据。例如，Google的DocumentAI通过从结构化和非结构化数据中提取信息来降低运营成本并提高效率。此外，它还自动化和验证所有数据（结构化和非结构化）以确保文档的准确性和一致性。最好的部分是，由于它将文档存储在云中，您可以随时检索它们。4.激发商业智慧假设你正在招聘一名项目经理，每天都会收到大量的简历，人工翻阅每一份简历对于招聘经理来说既费时又费力。由人工智能提供支持的文档管理系统可以根据招聘经理输入的关键字对简历进行排序，以便他们准确地找到他们正在寻找的东西。它还为他们节省了浏览每份简历的时间和麻烦，包括那些与工作无关的简历。5.文档聚类对文档执行编程操作以获得所需结果的需求从未如此强烈。文档管理系统根据不同的主题或层次结构划分文档堆栈。它了解两个文档之间的关系，得出结论，并找出它们之间的相似之处。这使得分类、组织和文档搜索变得轻而易举。聚类文件可以帮助律师事务所、采购公司、IT公司和其他文件密集型服务交付公司。该软件将信息分类在不同的集群中，并在需要时根据相关性和相似性提取信息。它可以轻松处理文档工作，即使文档是在十年或更长时间前创建的。此外，DMS保存并跟踪更改，让您完全控制您的文档。6.构建非聚合信息现代企业收集的数据中有80%是非结构化的。大多数时候，我们通过电子邮件、短信、信件和表格进行交流，这些都是非结构化数据。这会在沟通中造成很多混乱和差距，减慢工作速度，并对组织造成无法挽回的损害。文档管理系统充当一把保护伞，将所有信息存储在一个集中位置，让您可以无忧地使用不同形式的通信。7.安全访问众所周知，数据是当今公司最宝贵的资产。因此，如果数据有任何变化，公司可能会遇到麻烦。很明显，当手动管理文档时，公司更容易发生数据泄露。智能数据管理系统使您能够在一个有凝聚力的环境中工作，减少数据泄露和数据盗窃问题。此外，它还提供了密码保护文档的功能，以防止未经授权的访问。它还会检测未经授权的访问私人数据的请求并予以拒绝。此外，基于AI的DMS可减少数据冗余和数据错误，并防止文档错放。简而言之，我们可以说文档管理系统可以保护您的组织免受各种数据安全威胁。文档管理系统是当今企业的必需品吗？由人工智能提供支持的智能文档管理系统正在彻底改变我们在办公室或旅行时的协作方式，这对企业来说简直就是福音。DMS通过自动执行日常任务并帮助您将时间花在关键职责上，从而帮助您创建智能工作场所。它通过在集群中存储信息来消除混乱，在您需要时为您提供所需的信息，并保护您的数据。SmartDMS可以全天候为您服务，永不疲倦。本文转载自微信公众号“读芯”，可通过以下二维码关注。转载本文请联系核心阅读公众号。微软决心修复Windows10最严重的问题：令人恐惧的系统更新。Kafka设计原理详解。20+提升开发效率N倍的命令行神器。赶紧收集Linux入侵痕迹清理技巧吧？不是多态，你还说你懂Java
