8月7日下午，“数字化办公”研讨会（第一期）圆满结束。
本次研讨会由畅想网主办，上海市高等教育学会、校园网专业委员会协办。
吸引了50余位嘉宾共同探讨“数字化办公”的“坑”和“雷”，持续深入剖析“数字化办公”痛点，并通过分享大中型企事业单位的实际案例和行业应用为探索“数字化办公”新解决方案提供参考，推动企事业单位“数字化办公”未来发展效果。
以下为上海医药集团信息技术中心IT经理潘明华的实录。
，主题：协同办公的灵活应用，畅想网整理发布，我今天的演讲主要是从技术人员的角度，谈谈我对协同办公，或者说数字化办公产品的理解。
现在市场上有协同办公OA产品和BPM产品，在我看来，OA和BPM这两个产品没有本质的区别。
OA正在向BPM领域延伸，BPM也正在向OA领域延伸。
BPM会封装很多常用的OA功能。
应用。
我从1998年就开始开发MIS，MIS领域的术语发生了很大的变化，从MIS到MRP，再到MRPII，再到ERP。
现在大数据、人工智能，各种术语、各个领域的包装都很华而不实，但在我看来，它们都是MIS，在我们技术人员眼里，它们都是MIS。
为什么要谈灵活应用？ “灵活性”最早是由丰田提出的。
在公司的制造领域，丰田希望提出一种更适应公司变化的管理方法。
他提出了灵活性的概念。
我认为灵活性这个概念用在协同办公或者数字化办公领域是最合适的，因为我们可以将企业中的所有信息工作大致分为两种类型。
1、刚性需求 刚性需求对应的是最简单的人、财、物、实际业务系统。
这些都可以认为是刚性需求。
前面提到的业务的数据流实际上可以对应企业的刚性需求。
一般情况下，运营商会按照软件中的步骤有序地完成业务数据的录入。
这其实是硬性要求。
基本上，ERP可以归为这一类。
2. 灵活性要求 灵活性是什么意思？意味着企业中有很多场景是临时的或者是变化的。
尤其是在当前背景下，市场竞争也十分激烈。
事实上，管理者常常有临时的想法，或者他们在使用系统的过程中。
，突然想到，既然你能在这个领域实现某个功能，那我在其他领域是不是也能实现呢？这就对我们的IT人员或者我们的供应商提出了一个新的需求，就是我怎样才能让我的软件快速适应企业不断变化的需求？而这种改变不可能在几个月内完成。
我们刚开始做企业软件开发的时候，无论是采用瀑布模型还是迭代开发，都需要很长的时间。
从需求调研、开发、测试、到最终迭代，过程非常漫长。
现阶段，或者说就目前IT的发展而言，我认为确实已经到了灵活应用、轻量级应用爆发的地步。
以上是我作为一名IT技术人员最深的体会。
自从我进入这个行业以来，我们就希望能够尽快响应客户的需求。
如果客户提出要求，我可以在第二天交付。
这是我们当时做软件开发最理想的事情。
地位。
然而，直到接触了协同办公产品，我才真正发现OA、BPM等产品可以快速满足企业的灵活需求。
这些需求都有一些比较经典的用例，所以我的下一张PPT主要是从这个角度给大家分享一下企业常用的，或者未来可能会流行的一些使用场景。
上海医药公司简介 首先，我们来介绍一下上海医药。
上海医药是一家工商业并存的大型集团。
其商业形式包括制造、商业、贸易，甚至学校。
我们还有上海医学院和我们的职工大学。
当时协同办公项目的建设目标是为整个公司形成一个集中统一的协同办公平台，这也是很多企业在选择时应该考虑的。
作为上海医药，我们拥有数百家子公司。
这些子公司是独立部署还是统一部署？我们最终选择的是统一的模型。
基本上我们废弃了以下公司原有的协同办公产品。
没有废除的少数基本上都在逐步纳入统??一平台。
因为对于下面这些公司来说，他们的支持和服务能力是不如我们总部的。
渐渐地，总部协同办公平台推广后，有以下企业找上门来。
我们现在有20家直营公司，每个公司都有子公司，子公司有分公司。
我们现在的用户总数应该有两万多，加上车间的工人，还有办公室的工作人员。
当我们上线的时候，我们预计所有进程可能不止一个进程。
另外，我们还有一些与职能部门相关的垂直管理应用，以及如何将协同办公与现有的业务和系统连接起来。
这就是我们做这个项目时的一个基本建设目标。
应该说，这也是大多数企业打造协同办公平台或者数字化办公室的初衷。
当时提出的概念是一个平台、三大板块、多种应用。
三大板块针对三个特点。
1、门户网站是一个展示工具，基本上和你看到的网站没有太大区别。
2、知识知识的技术方面比较简单，但知识的应用主要取决于企业的内部管理。
因此，知识管理做得好不好，取决于企业内部管理做得好不好，或者企业内部有没有内部管理。
类似的，像畅享网，有一个类似主编的职位，向下推广。
3、流程 在企业的三大部门中，流程是数量最多的。
各种应用程序是分开的。
除了我们常用的数字化办公的一些领域之外，企业中也会有一些轻量级的应用或者灵活的应用。
业务部门临时提出的需求包括财务风险管理、研发管理、投资管理、成本控制管理等。
我们将这些东西称为多重应用程序。
所以它是一个平台、三大板块、多种应用。
这是该项目的建设周期。
从今年年初到今年，整个体系经历了4个阶段，也算是逐渐成熟了。
我做了一个统计。
截至这个月，我们现在的电子流程数量已经达到0个，上线的用户数量超过0个，流程实例数量已经运行到10000个。
上个月是七万多，接近一万。
八万，这样的数字已经远远超过了我们启动时安装的系统数量。
预计每月新增进程数应该超过10万个。
我们的协同办公范围还是比较广泛的。
接下来我们就来说说我们这4000多个中的一些典型应用案例。
因为协同办公没有什么太花哨的东西可讲，基本上就是企业中一些最常见或者琐碎的应用场景，所以我们就讲一些企业中经常用到的比较常见的使用场景。
作为集团企业，我们目前拥有多家控股公司。
目前，我们整个集团总部的协同办公项目只有我一个人负责。
一个人如何管理这么多公司？管理这么多应用程序？分级、分散管理 我们采用分级、分散的管理方式。
配送和药材本来是独立于OA的，所以合并起来，统一调配，分散化。
我们指定一个管理员，管理员下面又分为各个子公司的管理员，各个级别向上汇总。
如果有以下问题无法解决，请向上级汇报，最后汇报给我。
其实我只需要管理我们总部和下面20家直营公司的管理人员，我会给他们定期的培训。
这是基本的管理和部署模型。
这是我们协同办公中最常见的应用，文档管理。
在任何一个国企、机关、学校，上传、传递公文是最基本的要求。
有些企业可能还会更深入地利用官方文档的管理。
他们在部门内使用许多免费流程，并使用官方文档作为万能流程。
Kumon的基本技术是将办公与OA产品或BPM产品相结合。
OA中基本上改变了原来通过电子邮件发送的方式。
首先，当文件起草后，可以在线编辑。
在线编辑的优点之一是在线编辑所做的所有评论和修改都可以保留在上面。
这条痕迹的保留与Word的修改功能或注释功能是一致的。
同时，后台会将几个重要的节点修改保存为多个版本，所以正式文件的流通应该是所有企业的第一次会议，我们也将其作为推广的第一步。
只要我们有那么多下级子公司走OA，他们首先要做的就是档案管理，这是硬性要求。
或者说在国有企业，这是刚性需求。
这是文档管理和发布的界面。
我给大家简单介绍一下为什么协同办公能够成为企业灵活的管理工具，或者轻量级应用开发的工具？在这个界面上我们看到两个不同的界面。
目前的协同办公和BPM管理工具可以轻松定制或处理程序界面。
普通人无需编程即可轻松创建此界面。
只要会Excel，基本上就可以实现这个效果。
这是一种协同办公的手段，也是对轻量级应用的底层支持。
这是专门将word嵌入其中的接口。
预算及费用控制管理 1、管理协同办公的所有预算。
我们将导入每年的预算制度。
从预算编制、调整到最终预算支付，一切都在OA中完成。
2. 要控制 UF 中的费用，请遵循 OA 中的此流程。
我们现在有两种模式。
这是一个审批界面。
基本上主管领导在审核的时候就可以看到我们所有预算的总数。
费用查询，可以查询各部门、各项目的具体费用使用情况。
这个可以一层一层往下钻。
从我们了解到的渠道来看，成本控制方面有更好的解决方案。
目前，很多厂家针对电子发票的管理以及移动端发票的管理提供了新的解决方案，包括直接将电子发票转换为Import、直接扫描发票，这是我们下一步需要升级的。
合同管理应该说在技术上与正式文件管理类似。
主要管理整个合同从起草、审查、签署、履行、备案等整个过程。
在这个过程中，合同关系到了前期的成本控制和支付。
我们所有的支付节点都会在合约中定义。
如果付款时是合同，一定要选择合同，实行强控制。
这是基本界面。
这是一个投资项目管理。
这个界面看起来和我们普通的流程界面不一样。
它是一个纯粹的定制模块。
通过极少量的开发，我们就可以将其投入到协同办公中。
落实部分业务部门提出的需求。
这是我们的办公室资产管理。
从普通的办公用品到耗材的收集、存储，一切都在OA中完成。
这是一个对重大事项进行监督的模块。
基本上我们所有的国有企业都会有很大的会议需求。
会议结束后，如何确定会议内容和需要落实的事项。
我们创建了这样一个模块，从监管事项的设立，到具体的实施，最后的反馈。
这些是一些统计报告以及对系统流程效率的分析。
（统计报告）（系统流程效率分析）系统对外接口平台目前我们在接口方面也做了很多工作。
基本上，协同办公作为流程的对接平台，所有与审批相关的事务都放在协同办公中。
我想谈谈移动。
在整个协同办公中，目前是最容易申请成功的点。
现在所有的中层以上领导都很少用电脑工作，他们都用手机。
在推广移动平台时，我可以给你一个建议，在移动平台上添加打车内容。
现在有一些供应商可以整合所有打车平台和网约车平台。
如果你下雨天拿不到车，他可以帮你拿车。
他整合了滴滴、首汽等所有汽车，还有大客户优先。
如果你买不到车，他会派车给你。
给后端一个指令，后端会优先处理他的订单。
对于普通员工来说，如果把这个放到移动端，所有员工都会把这个视为刚需。
如果下雨天打不到出租车，他们肯定会使用这个平台。
前面讲了一些简单的应用案例，最后体现在它们对我们的价值上。
一是我们如何通过协作工作来实施和执行我们的企业制度和管理流程。
另外就是如何通过协同办公来实现我们对企业的集中控制和内部控制。
从行政上，我们负责公文的收发、重点工作的督办、制度管理、干部管理等。
从风控的角度来说，我们的合同、纠纷、审计都覆盖了。
财务方面还包括预算、成本控制、资金、担保、支付等。