做过行政的朋友几乎都会遇到这种情况。他们给同事发了一张空白的Excel表格，结果却填得乱七八糟。加上后期繁重的统计分析，纠错需要花费大量的时间。我们如何解决这个问题？1、数据有效性“数据有效性”可以避免很多前端输入不规范的问题。以“年龄”为例，先选中要处理的单元格，点击“数据”→“数据工具”→“数据验证”，将“允许”的值改为“整数”，然后设置“最小值”和“最大值”分别设置为“0”和“100”（即考虑到年龄永远不会超过这两个数字）。点击确定后，该字段将只接受0到100之间的数字，不能输入其他值。同样，日期、时间、固定长度的文本（如手机号码录入，避免用户遗漏个人号码）等，也可以使用该功能进行标准化。设置“数据有效性”2、善用“顺序”如果要输入的内容重复率高，比较统一（如部门、职称等），那么可以考虑“顺序”功能。还是先选中要处理的单元格，点击“数据”→“数据工具”→“数据验证”。将“Allow”值改为“Sequence”，然后在下方“Source”区域填写默认选项（英文逗号分隔）。经过这样的处理，除了可以避免因不规范输入导致的各种错误，还可以在输入时自动生成下拉菜单，提升用户的输入体验。通过“顺序”功能，除了可以减少输入错误，还可以生成小菜单。3.预设字段格式输入日期时，有些人会习惯“2021/02/04”这样的标准格式，当然更多的人会用它来读更简单的“2-4”。如果想让字段看起来更整洁，只需先将单元格类型更改为“日期”，然后选择日期样式即可。不管后期有什么样的输入习惯，Excel都会自动统一到预设的样式。除了日期格式，我们还会用这个函数来约束金额格式，比如是否加货币符号？小数点后保留多少位？这些是日常生活中比较常见的一些做法。预置字段格式4.保护公式如果不对公式进行保护，公式要么被覆盖，要么被不经意地篡改，导致出现许多奇怪的错误。解决方法是：Ctrl+A全选表格，右击“设置单元格格式”→“保护”，取消“锁定”前面的复选框。接下来，只选择带公式的单元格，再次右击“设置单元格格式”→“保护”，勾选“锁定”前面的复选框。通过此检查，设置了带有公式的单元格的只读属性。最后点击“审阅”→“保护”→“保护工作表”→“确定”使设置生效，再也不用担心后面输入的公式被覆盖了。内置公式的单元格可以通过“锁定”来保护。我们使用Excel的“区域权限编辑器”。该功能位于“审阅”→“保护”→“允许编辑区”。它的作用是为不同的单元格区域设置密码，以区分不同人（或部门）的编辑权限。使用前先选择一个区域，点击进入“允许编辑区域”面板，为第一个部门（人）创建可编辑的权限和密码。然后点击“新建”，然后选择新的范围和密码，为第二个部门（人）创建一个编辑区，以此类推完成其他部门（人）的设置，最后点击“保护工作表”左下角使设置生效。这样，表单下达后，大家只能在自己的区域编辑，其他区域因密码错误无法编辑，避免误删他人信息的尴尬。只能编辑自己的区域6.使用WPS的云表格来解决除了Excel，WPS的云表格功能也可以达到上述目的。具体方法与Excel类似，先选中要设置的区域，点击“协作”→“区域权限”。不同的是，Excel使用密码来确认权限，表格的创建者在完成后需要将密码告知每个用户。WPS是通过账号来确认权限，用户只要登录自己的账号就可以自动获得自己的编辑权限。此外，WPS还支持多人协作，工作效率高于Excel。WPS云表中区域权限的区别在于，是用账号来确认权限，而不是密码。7、使用WPS云表格解决除了云表格，WPS还支持云表格功能，更适合数据采集。与云表单不同，云表单向用户呈现单个记录。表单生成器除了看不到别人填写的信息外，还可以利用表单内置的功能模块，实现性别、手机号、日期（类似Excel数据）的字段有效性管理有效性）。另外，云表单支持“可选”/“必填”，还可以限制填写者是否可以重复填写。提交的数据会自动整理成WPS云表格，手机端和PC端可以同时录入，这是它的另一大特色。在线表格更适合数据收集，避免信息泄露。收集到的数据自动整理到表格中，最终表格处理中的数据有效性已经是老生常谈了。在单机时代，我们的选择并不多，但随着云表、云表的加入，数据采集在今天变得越来越容易。上述几种方法各有优缺点，不能简单的说某一种方法最好。只有选择最合适的，才是最好的。那么，这期小编就想和大家分享几个小技巧。
