最近有朋友问我：“如果是大企业，文档应该怎么管理？”说实话，很多内部的CIO和CTO都对这个问题无计可施。信息文件分散，难以与内部组织结构关联，不易查找，不同版本的更新进度不同。确实存在一些管理上的问题。1、企业在文档管理上的痛点这里涉及到很多概念，比如：文档管理（归档）、知识库、知识管理等等。今天我们主要讲文档管理，主要是解决文档管理的问题。2.文件与组织结构的关联管理当我们将一个文件与一个组织结构进行关联时，我们可以看到该文件属于哪个部门，每个部门都可以创建一个子文件夹，该子文件夹与对应的人相对应。例如：我们将采购文件与采购相关人员、部门进行关联。当有新的采购单据出来时（如新的产品需求），可以直接创建子单据；添加到文档中。通过这样的操作，系统可以快速整理出我们公司的档案。如果我们想查看某个部门/单位下载了哪些重要文件，只需要点击查看即可。当然，这种方法也有局限性。对于人员众多的大型企业，会造成文件大量、分散；同时，由于部门较多，大家更新的都是同一个版本；还有一点就是使用同一个版本来更新不同的文件。信息后，新旧版本都会有问题。3、文件查找难，查找新文件更难。如果你是管理者，经常会遇到这样的问题：我们想找一份数据，却发现里面有很多文件，但又不知道哪个重要哪个不重要。重要的。这时候就需要搜索相关的信息文件。例如，要查找某个客户的销售数据和产品信息，需要查找该客户的销售经理、产品经理等部门相关人员的信息和相关文件；如果你想找到某个人的销售数据和产品信息，你还需要找到这个人和对应的部门人员。4.不同版本更新进度不同，数据不统一。一个项目可能涉及多个版本，不同的信息系统，不同的版本。更新需要一个过程。但是很多大企业对于这个问题都没有办法，只能不断的增加人员来应对。我们也看到很多企业的IT部门都在用一套软件对多个系统的文档进行统一管理。但这是一件很不现实的事情。5.多人协作和版本控制除了上面的通用功能外，还有一些比较个性化的功能，比如团队协作，版本控制等等。很多企业使用OA系统进行文档管理，但是OA系统的一个问题是无法实现多人同时在线编辑，即无法实现文件的同步更新和实时更新，使得很多文件在企业中处于一种非常松散和混乱的状态。在一个企业中，我们会有大量的不同部门、不同版本的工作流文档，协同处理的需求非常多。在企业中进行文件处理、更新、审计等功能时，我们会遇到一个很大的问题：当多人同时从事多个项目时，由于不同部门之间缺乏有效的沟通和协作，无法共享数据。;开源地址：https://gitee.com/software-mi...
