人工智能越发达,未来我们的工作就越有可能被机器人取代。不过,根据专家评选出的“最不可能被取代的岗位”,其中之一就是公司的行政部门,因为它需要与人进行大量的交流,而机器人是做不到的。传统上,行政部门是公司的支撑部门,但ONES作为一家创新科技公司,将行政部门定位为战略执行的中枢之一。刘楠楠就是这个新型行政部门的“新星人”。以下是她与ONES的故事。在ONES担任高管的这三年,几乎每一个项目都充满了不确定性和变数,一次次考验着我的应变能力。在行政部门有序高效的工作作风带动下,我深刻体会到“计划”的重要性和“事必先行”的意义——俗话说:埋下伏笔是没有用的。”计划有两个基本功能:计划和记忆。“计划”是制定实现目标的有效路径;“记忆”可以帮助你在执行时有明确的方向和全身心的投入。《高效能人士的七个习惯》这本书里有这样一句话:“凡事先在头脑中构思,这是第一次智力创造,然后付诸实践,这是第二次物质创造。因此,所谓“规划”,就是首先在脑海中创造出未来要达到的目标和路径的过程。接下来,我要把心中的计划写在纸上,也就是可视化。我们ONES公司做的是软件研发管理工具,所以我们行政部门也要学会使用工具进行计划管理,培养项目管理思维。现在,我们以项目为单位进行规划。有两个基本操作:拆分子项目和设置截止日期。拆分子项目的目的是让一个复杂的项目变得清晰可行。拆分子项目后,必须为每个子项目设置截止日期。同时,在“计划”中写明本次任务或项目的相关方,并设置进度提醒。行政部门“年会筹备”名单我是ONES年会的主要负责人。今年年初,我继续负责ONES年会的筹备工作。这个事情我先按照项目的内容属性来划分:场地选择、场馆搭建、节目编排、奖品采购等。同时,我也按照项目的阶段属性来划分,包括:之前年会,年会期间,后续收尾工作等。我的经验是将projects变成parallel,即几个项目同时进行,比把projects变成serial效率更高,也就是一项一项地开展项目。就在我们定好会场,筹划好细节之后,距离年会还有一周的时间,深圳突然爆发了一场疫情,让整个行政部门手忙脚乱。但幸运的是,我们做好了两手准备,很快就把所有的精力都放在了备选方案上。我们在一周内完成了供应商的对接和场地的转移,将损失降到最低。ONES2021年会期间,考虑到同事做核酸不方便,有交叉感染的可能,而且很多外地同事来深圳,我们安排了连续4天的上门——门核酸,让每一位同仁安心成功参加年会。在公司可以做核酸有一个极端的说法:除了加班和降薪,农民工最不想听到的词可能就是“团队建设”。之前,脱口秀演员李雪琴有一句经典吐槽:“我这辈子最讨厌的就是集体活动,总是被迫参加一些看似不寂寞的集体活动,但并不能缓解孤独感在我心里。”以至于有人说:好的团队建设可以增进同事之间的关系,糟糕的团队建设可能会导致第二天早上收到辞职信。近年来主要负责ONES团队建设的组织工作。所以,我不能把事情搞砸,也不能让我的同事们真正享受团队建设的乐趣。站在公司的角度,为什么员工花钱在他们身上,绞尽脑汁地翻新花样,组织吃喝玩乐,都不开心?其实,团队建设的第一个难点在于,它破坏了同事之间微妙的距离感。听说过管理学上的“刺猬理论”:刺猬在寒冷的时候会相互依偎取暖,但同时又会保持一定的距离,以免互相刺伤。我发现,同事本来就是工作伙伴关系,但如果在物理空间上拉近彼此之间的距离,强行亲密接触,就会打破原本的平衡,增加尴尬。我对团队建设的理解在实践中派上了用场。2019年底,我们计划组织一次大型团建——海口四天三夜之行。当我第一次接到这个任务时,我非常兴奋,因为这是我感兴趣的领域。ONES去海南进行团建,但事情并没有我想的那么简单。组织一个100多人的团队建设并不容易。首先,目的地很难选择,是去海岛、高山,还是去城市;其次,要规划整体行程,往返不同地方的交通和住宿,物资,摄影,会议搭建,应急预案……我需要面面俱到。无论大小,我们都确保每一位同事都能安全、愉快地结束旅程。让我欣慰的是,在海口的那几天,只要规定集合时间,同事们都很配合,没有迟到,时间观念很强。在旅途中,几乎所有的大小事都由我们来处理,但我很享受。借助我以前做旅游攻略的经验,选择一家好的酒店和一家好的餐厅对我来说并不难。每个项目完成后,看到大家满意的笑容和朋友圈的认可,所有的辛苦和辛苦都是值得的。生活中喜欢旅行,喜欢享受外面的风景,喜欢放慢脚步,热爱生活,感受未知带来的惊喜。每次旅行前,我都喜欢提前做好详细的攻略,包括每一家我想吃的餐厅,每一家我想去的店,每一个我想去的景点。这样的安排让我有安全感,可以心无旁骛地享受旅程,遇见未知。
