今天，各行各业的制造商都在处理和存储海量数据，研究表明，全球数据总量每两年翻一番，2013年达到4.4ZB，到2020年可能达到44ZB。增长数据主要来自互联网：例如，互联网用户在Facebook上分享超过250万条内容，发推文超过35万次，每分钟发送超过2.04亿条短信。但是，如果不能以可管理和安全的方式存储和处理数据，那么这些海量数据可能会给业务带来巨大风险。暗数据平台是未知领域的一部分，企业在其中失去对其内容的控制。Gartner将暗数据定义为“企业在日常业务活动中收集、处理和存储的信息资产，但通常无法用于其他目的”。那么，企业是否知道他们真正拥有多少暗数据？保护数据和对抗内容泛滥内容泛滥可能在没有解决过时内容或确保数据以正确方式存储的计划的情况下发生。发生这种情况的原因有多种。有些企业可能收购了其他公司，或者企业中可能有一些员工觉得公司系统对自己不好，认为自己有特殊的技术需求，因此需要不同的系统。他们可能会开始使用IT团队认可的工具（例如Dropbox），但他们可能意识到他们无法让同事访问文件，因此创建一个公共文件夹，如果同事退出，文件仍会存在任何人都可以访问。这在企业的安全网络中留下了漏洞，使企业的其余系统容易受到潜在的黑客攻击或数据泄露。即使将信息存储在MicrosoftOneDrive、GoogleDrive或Dropbox等共享驱动器上也可能存在问题。大多数企业组织需要管理多个存储文件的区域，但问题是没有单一的信息来源，很难找到你想要的信息，而且很容易与太多人共享信息追溯。企业员工经常会因为使用不同版本的更新文档而产生误解，比如文件名是“x版本”还是“最终版本”。当信息存储在多个区域时，这会导致业务效率低下，例如浪费时间搜索、使用过时信息做出决策或在网络空间中丢失信息时重新创建信息。一旦员工对系统有不同的喜好，或者没有全面更新的内容，那么企业就有麻烦了。这不仅会影响生产力和利润，还会使数据容易受到黑客攻击或盗窃，从而危及信息安全。内容泛滥会带来代价高昂的后果如果涉及法律诉讼，企业的事情可能会变得复杂。例如，如果一家企业在法庭上被起诉并需要证明其所有证据，如果所需信息分散在许多不同的系统中，他们必须审计所有这些系统以找到有关特定案件的所有信息以确定如果是知识产权侵权、人力资源纪律处分或其他同等严重的事项。在这种情况下，审阅者必须搜索所有内容系统以找到与该主题相关的所有内容并将其搁置。这种类型的工作通常是外包的，而且成本更高，因为企业很难在内部找到资源。控制和保护所有文件和服务器对于保护企业免受额外诉讼问题并节省时间和金钱非常重要。如果审计的目的是提供有关前景和风险的具体意见，审计师可能比以往任何时候都更加依赖公司董事和管理层提供的广泛而可靠的信息，而不是追溯。扩大审计范围意味着更大的诉讼风险，很可能加重“审计负担”，增加相关成本。整理暗数据要真正解决暗数据问题，组织需要进行审计以检查现有业务系统并了解它们的用途和原因。是否真的需要暗数据，还是因为业务决定构建自己的系统？寻找诸如“ROT”之类的东西——即多余的、过时的或琐碎的内容。这是企业可以摆脱而不需要维护的东西。检查网络流量以查看正在访问的内容可以提供有关正在使用的系统的信息。评估信息可能被泄露、丢失或放置在其他区域的所有方式。如果员工使用IT团队不认可的工具，则可能会出现更大的危险。员工也可能使用不安全的服务器，这可能导致信息被盗。暗数据平台是广阔的未知领域的一部分，IT和合规团队在其中失去了对有价值的公司信息的控制。企业需要加强其安全边界，以确保所有数据和文件仅在工作需要时可供员工访问。为数据管理创造更光明的未来2020年将继续发展的一个趋势是企业迫切需要使用中央系统来安全地管理其内容，以减少数据丢失或被盗的情况。但是随着数据量的增长，问题将始终是管理它，没有人会删除任何数据。人们将重要的东西（如旧的演示文稿和合同）存储在存储中，但以后不再访问它并评估它是否仍然有用。作为信息管理功能的一部分，创建保留计划可帮助企业确定需要保留的内容、保留原因和保留时间，实施信息生命周期流程还有助于管理和保护数据。企业无需将数据保存在昂贵的硬盘驱动器上，而是可以将数据移动到称为冷存储的较便宜的存储设备。这允许公司员工在必要时仍然可以访问它，但成本要低得多。实施用户友好系统来组织和存储内容的企业可以帮助最大限度地降低内容泛滥和安全漏洞的风险。它还有助于减少企业内部的暗数据，让员工专注于更有效地利用它来推动企业向前发展。
