本文转载自微信公众号《Tecvan》，作者马可欣。转载请联系Tecvan公众号。1.引言1.1现象在你的工作和生活中，你有没有遇到过这样的问题：总觉得时间根本不够用，要做的事情太多，deadline快到了，还有很多没做的事，好像做了很多一天就这样过去了，年初的Flags一个接一个的立起来了。到年底才发现，落实的寥寥无几。这些都是“时间管理不当，造成时间浪费”的结果。造成时间浪费的因素有很多，这些因素可以简单分为人为因素和环境因素：人为因素：环境因素：企图做太多不速之客的拜访计划，安排杂乱和中断的事情（电话/会议，等))中断缺乏个人能力嘈杂的工作环境不能或不敢说“不”人员不足或过多缺乏自律文件过多，手续繁琐做事经常拖延、犹豫不完整或拖延信息工作偶尔在日常会议和无效会议中与他人争吵和生气压力和紧张时间管理不是一项复杂的技能。学习时间管理更像是养成一个好习惯。因此，在学习时间管理的过程中，最大的难点不在于学习知识，而在于“所学知识难坚持”。1.2必备时间管理=摆脱拖延症？很多人认为学习时间管理就是摆脱拖延症。这个观点其实是不正确的。虽然摆脱拖延症很重要，因为它可以帮助你获得更多的行动，但是“比行动更重要的是行动的方向”。如何找到正确的方向行动？这要从最根本的认知问题说起——时间管理的本质是什么？高效率+高价值如果把时间比作一个仓库，通过一些填充手段让你提升这个仓库的价值，你会怎么做?FillingmoreitemsFillingmorevaluableitems对于时间管理，一般有两个方向：“一是提高做事的效率，二是做事更有价值可爱的东西”。提高做事效率就是填充更多的物品，做更有价值的事情就是填充更多有价值的物品。我们经常在文章中读到关于提高效率的方式方法。其实，在时间管理上，除了追求效率，还要考虑价值，以及两者的平衡，才能让时间的收益最大化。时间管理公式“时间管理=事件的价值*做事的效率”揭示了时间管理的本质：发现高价值的事情并高效完成。类比仅供参考：高值+？效率低：找了千里马，边走边变蜗牛，放眼远方，一步步前行。低价值+?增加噪音现实中，很多人常常陷入“低价值”或“低效率”的泥潭，不知所措，无法自拔，终日忙碌，却无所事事。要改变这一点，我们需要树立对时间管理的正确认识。2、三种工作状态随波逐流。如果有任何新的任务，它会立即完成。在这样的工作状态下，一个人的思绪很容易被外界打断。每一次打扰都会分散你的注意力，导致效率极低，重复无用功。而且，做各种工作，就意味着你完全没有把握好自己的分工和工作重点。《案例一：小张的一天（一）》早上9:00，小张准时来到公司，一到公司就接到了老板的通知，需要整理一份演示PPT，内容是关于明天会议的某些项目。接到任务后，小张下载了相应的PPT模板，开始制作。一个小时后，小贾过来打断了他的话：“小张，我们有事，你现在有空吗？我们去会议室商量一下方案吧。”小张想了想，时间还早，开完会就好了。然后就做了PPT，跟小佳去开会了。一小时后，会议结束。小张回到自己的工位，看着PPT。想了半天，他已经记不起之前的想法了，于是开始重新思考PPT的框架。这时，小B又走了过来。“小张，我刚才跟老板说了我们商量的结果，他说让你从早上开始收集材料，然后给他复印几份。”小张连忙起身，整理好资料就跑到复印机前。不幸的是，复印机又卡纸了，小张找IT帮忙解决。复印机修好后，复印了文件。忙碌了一上午，很快就到了午饭时间，小张的PPT还没有架好。想一想，你现在的状态是不是和小张一样，忙得不可开交？高效型对任务的优先级有自己的判断标准，知道如何处理临时任务，以保证每个任务都能高效完成。两个案例遇到的事情基本是一样的，但是有没有规划，两个案例的结果却大相径庭。案例2这类人，具有一定的效率和价值思维，主要以提高效率为主。他们能够快速完成任务，在职场上是比较干练的职业形象。《??案例2：小张的一天（二）》早上9:00，小张准时到了公司，一到就接到了老板的通知，需要整理一份PPT介绍关于明天会议的某个项目。接到任务后，小张下载了相应的PPT模板，开始制作。一个小时后，小贾走了过来，打断了他的话：“小张，我们有事，你现在有空吗？去会议室商量方案。”小张想了想，已经打算上午把PPT做完了。搭建框架和整理材料估计需要一个小时。于是小张对小A说：“这个活动方案要在下班前提交，我手头还有工作需要一个小时，我11:30跟你商量，好吗？”小贾同意了，于是小张继续做PPT。过了一会儿，小B找到了小张，“小张，老板让你整理一下资料，把昨天的统计资料复印几份，发给他。”小张把这个Todo记录下来，然后继续做PPT。上午11:00，小张已经确定了PPT的框架。11点30分，小张和小A去商量方案。12:00商量好方案后，小张将统计表复印一份交给了老板。高价值型接到任务后，不会立即执行，而是先明确任务背后的目标和价值，提前预知一些未来的变化，为任务做最有价值的事情。《案例三：小张的一天（三）》早上9:00，小张准时到了公司，一到就接到了老板的通知，需要整理一份PPT介绍，内容是关于一个明天会议的某些项目。接到任务后，小张开始思考：这个项目的重点是什么？有什么价值和意义？目前的计划是什么？为什么要做这个PPT？会应用于哪些场景？谁是目标受众？他们关心什么信息？小张按照自己的想法列了一个任务清单：简单和老板沟通，确认PPT的确切用途和受众；询问相关人员，收集相关资料，整理成PPT材料；完成以上两个步骤后，开始制作PPT，在构思阶段与老板确认。然后小张下载了PPT模板开始制作。过了一会儿，他的同事小B走了过来：“小张，我们有需要，你现在有空吗？我们去会议室商量一下方案吧。”“我觉得，我们现在的方案还没有和业务沟通好，没有完全理解业务的想法，有被拒的风险。小B说明天和业务开会，如果我们让小B先了解业务对这些提案的想法，我们在确定具体方案的时候会更有针对性。所以我们可以把初步方案中的想法提炼出来，然后把一些重点整理成问题清单，让小B明天跟客户见面，等明天拿到业务反馈，我们开个座谈会。“嗯，你说的对，我先给小B准备一份名单。”小张明白，方案既要为企业创造经济效益，又要满足企业的需求。因此，他认为在决定具体方案之前，最好先与业务沟通。小张继续做PPT。过了一会儿，小B找到了小张，“小张，老板让你整理一下资料，把昨天的统计资料复印几份，发给他。”小张考虑到这件事比较机械，就委托科室实习生小梅帮忙，下午请她喝奶茶。小张专心制作PPT，到11点50分，完成了初稿。“还有10分钟，你想想小冰明天可能会带来什么反馈。”小张心里想着，于是小张一边在笔记本上记录着自己的想法一边思考：小C带回来的反馈有哪些可能？方案应该分别做哪些调整？最坏的情况是什么？现在，如何应对？我们现在可以提前准备吗？相比案例2，小张有效率和价值的思维。他一直在深入思考如何创造更多的价值。团队的骨干。总结提高创造的价值单位时间就是追求双高：“高价值*高效率”。而这个平衡需要在行动中实现。3.常用时间管理工具3.1番茄工作法的核心思想：将工作时间分成小25分钟的小块，完成一小块工作时间后休息5分钟左右。”，可以有效提高工作效率，激发工作灵感，养成良好的习惯。《番茄工作法则》一个番茄时间共计30分钟，其中工作时间25分钟，休息时间5分钟。一个番茄钟是不可分割的。在番茄工作法中，最小的时间单位是一个番茄钟。没有半个番茄钟或1/4个番茄钟。每四个番茄钟（总共约两个小时）后，停止手头的工作并休息更长的时间，大约15到30分钟。每完成一个任务，划掉相应的任务，记录所用的番茄钟时间。《番茄工作法需要的工具》一个（番茄）计时器一个活动列表，包含未来一段时间（周/月）要做的人和事，记录你想做的活动。截止日期——开始填写今天的工作计划表，从活动列表中选择今天要做的事情，并按优先顺序排列，留出部分填写“计划外的紧急情况”。这些事件不可预测，但会影响甚至推翻今天的整体计划2021.12.20今天工作计划计划西红柿数量实际西红柿数量---计划外突发事件-----记录表记录完成的任务，包括任务项目和完成任务所用西红柿的数量时间日期类型描述计划番茄时间实际番茄时间备注-“番茄工作法的过程”“计划”：每天开始时，从??中选择今天要完成的任务。活动列表，并记录在??今天的工作在日程表中，尽可能详细地计划任务。阅读一本书，阅读xx本书的第x章到第x章。如果某个任务的预估时间大于5个西红柿，就把这个任务分解成几个小任务。如果一项任务的预估时间少于1个番茄钟，则将该任务和其他相关任务合并为一个大任务。「跟踪」：根据今天的工作计划完成任务，记录每项任务所花费的番茄时间。当您意识到一项任务可能会被其他事情打断时，如果今天要完成，则将其记录在计划外紧急记录中，否则记录在活动列表中。2021年12月20日待办事项-今天计划的番茄钟实际番茄钟阅读xx文章🍅🍅🍅🍅🍅🍅🍅分析xx数据🍅🍅🍅🍅🍅🍅计划外突发事件完成xx文件“记录”：每天结束时，将完成的任务记录在??记录表。《分析》：“你想跟踪记录什么，取决于你想观察什么”，根据记录的文件思考如何改进。需要注意的是，记录文件和思考如何改进不要超过一个番茄时间，否则，再好的工作方法也会成为一种负担。日期类型描述计划番茄数实际番茄数备注12/20🍅🍅🍅🍅效率提高了12/20Documentxxresearchreport🍅🍅🍅🍅12/20阅读xx文章🍅🍅🍅🍅🍅🍅12/21阅读xx参考书目x章🍅🍅🍅🍅🍅🍅🍅被电话打断3.2GTDGettingThingsDone，核心思想是把你脑子里想到的所有事情都写下来，安排好下一步的计划，这样你就可以全力以赴做好当前的工作，提高效率而不用担心.GTD的五个核心原则是：“收集、处理、管理、检查、执行”。与此相关的是“两分钟规则”：如果任何事情可以在两分钟内完成，就必须现在就完成。“收藏”将各种任务收集起来，把工作和生活中的各种事情看个全貌，把所有的工作量都罗列出来，有助于清空大脑，把所有的注意力都放在眼前的事情上。对信息进行分类，确保工作、生活、学习等重要信息不被遗漏。定期“清理”以从收集箱中删除任务并继续进行下一个会话。“过程”——是否需要采取行动？垃圾：无用的东西，比如无意义的会议，如果你考虑后决定不参加，就删除这个任务。Reserve：目前没有采取任何行动，但将来可能会采取行动，可以添加到愿望清单中，例如旅行计划。参考资料：电子书、工作PPT等，因为以后可能用到，所以不能丢弃，整理一下可以参考。「管理」「愿望清单」：目前没有做任何动作，但未来可能会做，例如旅游计划「等待清单」：需要别人完成的任务，例如节目输出、财务报销等。“项目清单”：跨周期较长的项目，比如6个月的培训“执行清单”：需要自己完成的任务，有一定的时间加入日历“检查”——分阶段检查，即任务完成了吗？哪些任务遇到困难？任务进展到什么程度？哪些任务需要调整？按“日/周/月”维度审核：查看“收藏箱”是否为空。检查您的“愿望清单”以了解需要完成的任务，并将其转化为具体的行动或项目。检查项目清单以了解项目进度，并确保每个项目至少有一项行动。查看“WaitingList”客户端是否完成？有什么困难吗？是否需要转化为行动？检查“执行单”是否按时完成了每项任务？有阻力吗？检查每个列表中是否有已完成和作废的项目，立即删除。检查每个列表中的任务是否需要调整和优化？“执行”——根据动作列表和日历进行任务处理。选择下一步行动时，可以参考四个标准：环境：根据环境选择不同的行动，比如在高铁上，可以看书。时间：有些事情需要一整块的时间，有些事情可能在零碎的时间内完成。精力：精力充沛时适合做复杂困难的事情，疲倦无精打采时适合处理简单的事情。重要性：先做重要的事情。推荐工具：滴答清单、微软待办事项、Mac提醒事项、印象笔记、备忘录、有道云笔记、Wiki3.3麦肯锡电梯理论你能在30秒内解释清楚一件事情吗？事件：当时，麦肯锡在为一个重要客户做咨询。咨询结束，麦肯锡的项目负责人在电梯里见到了对方的董事长。董事长问麦肯锡的项目负责人：“你能告诉我目前的结果吗？”因为项目负责人没有准备，即使有准备，也无法在30秒内把结果说清楚电梯从三十楼到一楼。最终，麦肯锡失去了这个重要客户。麦肯锡电梯理论主张：“结构清晰、简洁明了”。麦肯锡认为，一般情况下，人最多只能记住一、二、三，记不住四、五、六，所以一切都应该总结在“3项”之内。3.4莫法特的休息法又称：连续分段时间管理法。单调繁琐的工作会造成心理上的厌烦，就像连续种植同一种作物，土地的肥力会越来越低，产量也会越来越低。莫法特休息法的核心是区分各种工作时间的限制，并将其纳入“连续-分段-分段-分段”的组合公式**，使间隔或间隙得到充分利用的时间段，创造更多可用时间。莫法特休息法主要有以下工作模式：“按抽象和意象分配时间”：在学习理论问题时，可以与学习意象和具体问题交替进行。比如，当你学数学、哲学、历史等读累了，就可以拿起相关的小说、诗歌、图画来阅读或欣赏。“根据研究问题的不同角度分配时间”：不改变研究对象，只改变研究角度，从不同的角度分析问题。例如，同一种工作每次都可以从不同的侧面和不同的部分来完成。“以动静交替分配时间”：读、写等姿势相同。时间长了，你会很容易感到疲倦。你可以改变你的姿势或位置。比如写文档，坐着写一个小时，就可以站起来写了。“根据体力和脑力交替分配时间”：将紧张的研究、学习和体育锻炼互动。比如专心研究问题或者写文档感觉累了，可以放下手头的工作下楼散散步，或者去健身房慢跑十分钟。“按工作娱乐交替分配时间”：工作学习要放松，才能坚持、坚持。在紧张的工作间隙，可以看看电影、听听音乐，甚至适当的去旅游，对于放松神经、提高工作效率大有裨益。3.56分优先工作制由效率大师Avery提出。价值25000美元的个人时间管理方法，列出每天要做的事情，把每天要做的事情“排序”，从“1”开始到“6”，标出“6”最重要的事情。每天从专注于做“1”的事情开始，直到它完成或完全准备好，然后再做“2”的事情，依此类推。艾弗里认为，在正常情况下，“如果一个人每天都能全力以赴完成最重要的6件事，那么他一定是一个高效率的人。”3.6Paretoprinciple，四象限法则Pareto互惠原则：世界上20%的人占有80%的财富，20%的客户带来公司80%的财富，20%的生活活动产生80%的成果，所以我们要“把20%集中在关键问题上”。四象限法则：4.如何规划你的时间为什么我们需要一项一项地完成工作？《案例：时间冲突下是否有优先级延迟》需求A/B/C预计2天后交付，由于人手问题，张某需要完成三个需求，每个工作量为2人日。计算以下两种情况下需求的延迟：【案例1】执行：小张将A/B/C排在优先级，并按照A-B-C的顺序进行结果：A需求不延迟，B需求延迟2天，C延期4天，一共延期6天【案例二】执行：小张同时提出三个需求，做A需要1人日，B需要1人日，C需要1人日，然后返回A需要1人日，B需要1人日，C需要1人日结果：A需要延期2天，B需要延期3天，C需求延期4天，总延期时间为9天。5.高效行动的方法。花时间在重要的几个问题上。最有效率的时间段用来做最重要的事情。工作时提醒自己这项工作应该什么时候停止？即使没有外部截止日期，你也必须制定一个完成截止日期，并且只计划一天中的一部分时间，以便有时间处理危机和紧急情况。尽可能综合协调类似的任务。Merge6.重点复习参考文章《时间管理训练营(一)：时间管理的本质》：https://www.jianshu.com/p/63f58efeb0f2《时间管理训练营(二)：时间管理的起点——高效行动》：https://www.jianshu.com/p/66179c3e69fe《时间管理训练营(三)：高效规划》：https://www.jianshu.com/p/df44c49ac068弗朗西斯科·西里洛。番茄工作法[M]《79思维模型：GTD时间管理 —— 应对复杂的工作生活管理系统》：https://www.jianshu.com/p/023fa842b509
