对于拥有数万员工的大企业，员工报销内审的难度可想而知。幸运的是，RPA技术的成熟和广泛应用为这一问题提供了新的解决方案。 联想集团是先行者之一。作为全球领先的科技企业，联想集团率先提出智能化转型战略，成功打造RPA内审机器人，并结合OCR、智能自助对话机器人等智能技术实现内审流程。自动下载、验证、标记电子发票，自动出具内审报告。其中，RPA机器人可实现自动巡检、自动申报，最大限度降低系统异常对业务的影响，为员工报销内审做“减法”。 破茧直面审计难题 当前，审计工作急需RPA实现流程自动化。是什么原因？具体来说，随着全球数字化转型的趋势，许多企业选择采用SaaS模式来提高办公效率，节省采购、建设和维护基础设施的成本。 但这种模式下，企业用户通常无法直接获取服务商的API接口，连接其数据库获取基础数据。这样一来，内部审计等需要利用基础数据完成的工作，在便捷性上就更加方便了。创建约束。作为全球领先的科技公司，联想集团将Workday作为员工费用报销平台。在员工费用报销的内部审计过程中，由于无法连接到服务商的数据库，审计人员需要手动登录Workday完成费用报告和电子发票的下载，然后进行一致性检查，最后出具内部审计报告。 综上所述，需要解决以下主要难点： 大量费用报表和电子发票需要人工下载，操作繁琐且重复性高，耗费大量时间和精力审计师； 长时间人工操作导致员工疲劳，容易造成操作失误，影响内审报告数据准确性； 人工操作导致内审周期过长，使公司面临潜在的财务风险。 面对上述内审工作中的一系列痛点，联想在内部讨论和与行业交流的基础上，决定采用RPA技术解决这些痛点。 合理部署实现内审智能化自动化 联想集团的RPA部署过程非常顺利，50天内就完成了报销审计机器人的开发部署。部署后，联想集团员工费用报销内审机器人自动完成费用报销、发票下载、核对等工作。 那么具体实施后的效果如何呢？主要从两点： 经济效益可见 联想集团全球内审部门会不定时抽查N名员工N年的费用报销情况，平均涉及N份费用报表和几张发票。在传统的人工内审模式下，公司需要3名员工每月至少花费5天的时间来完成费用报表和发票的人工下载和核对。实施RPA后，机器人仅需5小时即可完成同样的工作量，每年可节省约1500小时的人工成本。 工作流程更好 同时，在机器人的协助下，内审报告可以比以前提前4天出具，提速87%。同时，错误率极低，确保内审报告数据的准确性。通过内部审计为公司提前规避财务风险，减少潜在的财务损失发挥了巨大作用。 此外，联想集团的员工费用报销内审机器人还可以在日常运营中执行自动巡检功能。一旦发生错误，它会报错并向开发人员或运维人员提供预警。这样，相关人员可以快速、有针对性地进行处理，效率非常高。 总体而言，员工费用报销内审机器人已经成为联想集团内部强大的数字化员工。可以自动登录Workday，导航，输入查询条件，页面跳转，下载费用报表等关键环节发挥作用。最终助力费用在线内审任务高效完成，流程流畅，大大减少人工参与。 智能探索，联想的经验分享 在此案例中，联想集团建设智能内审的经验值得借鉴。除了RPA机器人，联想还将自主研发的OCR技术应用于费用报销的内审流程。利用OCR识别电子发票上的发票号、服务名称、日期等关键信息，实现自动识别，并结合费用报表进行匹配校验。匹配成功与否会做相应的标注，对应的报销单号和发票号会标注记录，人工确认。 另外，RPA与聊天机器人ITRobbie的结合是目前比较流行的应用模式。联想本身就有IT罗比帮助小卡智能自助对话机器人为员工提供IT自助服务。在此基础上，团队将RPA与IT罗比技术对接，方便业务人员高效使用RPA机器人。 当然，根据部署的业务不同，RPA的具体实现方式也不同。但是整体的部署思路还是有共同点的。联想集团全球IT运营总监邱文表示：“得益于RPA与AIOps技术的结合，联想集团拥有先进的员工费用报销审计流程解决方案，不仅解决了报销审计的痛点，而且还有RPA和自研的AIOps产品联动，提供更好的用户体验和更高的效率，实现1+1远大于2的联动效果。我们希望更多的企业能够受益于我们的部署经验，真正实现数字化转型实际业务去。”
