文档协作现在被认为是企业成功的基石，在移动设备的世界中，协作已经超越了企业内部——包括外部合作伙伴和承包商。由于许多传统的协作和企业内容管理(ECM)解决方案缺乏足够的云计算和移动功能，企业通常依赖第三方文件同步和共享应用程序在防火墙外进行协作。然而，由于第三方提供的不同单点解决方案，这里的复杂性正在增加。此外，这些解决方案都不是企业级的，这意味着在安全性方面，这些解决方案不一定能胜任这项任务，尤其是对于共享敏感内容的受监管行业。为防止员工使用未经批准的工具，IT部门必须提供以业务为中心且易于使用的安全协作应用程序。根据Workshare和信息与图形管理协会的研究，市场对基于云的企业解决方案有着强烈的需求，这些解决方案可以在遗留系统上运行，并允许更灵活的协作来同步跨云和移动的工作流。让我们来看看一些最佳实践：专注于改善与外部合作伙伴的协作企业应该关注企业内部最需要协作的领域。在接受调查的人中，60%的人将外部协作评为“关键”或“非常重要”。可能需要在防火墙之外进行协作的具体事项包括合同、投标和提案。在准备投标和谈判合同的过程中，更好的沟通可以推动最终结果。评估您提供的技术支持水平50%的受访者认为他们的组织缺乏对内部协作的技术支持，而对于外部协作支持，这一数字上升到71%。特别是，尽管外部协作很重要，但近40%的受访者认为协作系统没有得到很好的支持。最重要的技术支持类型包括共享内容、文档以及用于评论和批准的工作流程，这些都是现代“先做”流程的重要组成部分。检查协作系统是否支持外部或内部用户不到25%的受访者在其移动设备上拥有文档创建、编辑和工作流功能，而85%的受访者表示他们希望拥有这些功能。大约一半的受访者对其移动设备具有只读访问权限。随着新一代员工的移动性越来越强，在移动设备上提供编辑和协作功能在提高生产力方面发挥着重要作用。创建混合云解决方案作为本地ECM和协作的扩展近50%的受访者正在寻找一种混合协作支持解决方案，该解决方案允许跨云计算和移动访问同步用户访问、分类、保留策略和工作流。无论是在特定国家还是在自己的数据中心，混合云计算解决方案都能确保数据安全，同时提高生产力。评估围绕文件同步和共享服务的现有政策三分之一的受访者没有政策来保护通过未经批准的应用程序共享的数据，或者他们没有禁止这些工具的政策。当然，制定政策是一回事，实际执行政策又是另一回事，如果不限制被黑应用程序，很可能会有很多用户规避。但鉴于对这些云计算服务的需求，在不提供替代方案的情况下简单地禁止它们是非常不可取的。考虑推出经批准的受支持的企业级系统——可能作为过渡，但要确保它具有强大的安全选项和用户访问控制。除了在移动设备上访问基本内容外，只有20%的企业能够在移动设备上提供文档审阅和编辑服务，尽管大多数人都希望能够这样做。尤其是在寻找长期协作解决方案时，请考虑集成捕获和编辑、审阅和注释功能以及与后台流程的互操作性。部署正式协作系统的最大问题之一是，这会为内容、用户访问和保留创建另一个存储库，该存储库可以与遗留系统断开连接。在这里，与本地系统接口的能力以及将第三方云扩展到流行的本地系统的能力非常重要。另一种选择是部署提供一系列连接器的独立云计算系统。避免创建内部开发的移动环境来自现有ECM供应商的云扩展解决方案更容易支持现有和未来的移动设备，并且不太可能存在安全漏洞。为移动部署流程功能内容访问只是移动设备如何与后端流程交互以帮助改进协作和生产力的一部分，流程功能很重要。报告、仪表板和电子表格被认为是从移动设备访问的最先进的流程功能，尽管现在只有30%的受访者拥有此类功能。电子审批和工作流程签核是次佳选择，目前只有20%的受访者拥有此功能。
