文/张展生程哲编辑赵相英/杜益民一、行业背景随着疫情的蔓延，经济形势日趋复杂多变。进销存管理无疑成为了国内企业关注的焦点。如何利用新时代的先进技术，使这种传统的管理方式现代化、智能化，引起了国内业界的关注，这也是企业管理的重要环节和基础。由于企业的采购和销售在时间和空间上存在很多差异，为保证销售的连续性和平衡性，企业必须储备一定数量的产品，但这其中存在很多问题，例如：太多产品入库，会增加产品资金的占用，影响企业资金的流动和周转；如果占用的存储面积太大，存储成本会成倍增加，也会造成自然损耗。因此，产品库存管理是企业销售管理中一项十分重要的工作。现在企业采购、销售和库存管理面临的问题主要有以下两个方面：库存产品种类多、数量大，难以及时、全面地收集和整理现有产品的综合信息。仅靠人工管理的快速方式（特别是当出现意外情况时。）。过多的存储造成丢失、延误等，使传统的人工管理方式捉襟见肘。管理者在工作中经常面临海量信息，处理和管理的任务太多，内容繁杂，工作效率确实难以提升。出于多种原因，定制一套高效的、充分满足企业需求的进销存管理系统是一项迫在眉睫的任务。二、客户背景及需求永华科技成立于2018年，位于北京市海淀区苏州街。主要销售电子产品，现有员工30余人。公司在北京租了一个仓库，方便发货。虽然近两年受新冠疫情影响，电子产品整体走势较为低迷，但今年永华科技成为通讯巨头天音通讯的核心代理商。背靠国企逆势崛起，团队规模和业务规模不断扩大。.不过，永华科技销售管理仍然使用Excel，依赖人工盘点库存。业务的增长逐渐让其感到疲倦。传统的管理方式已经不适用了，所以他们想找到一个合适的进销存产品，希望客户、订单、发货、库存、物流、代收付款、发票等能够环环相扣，不分离。客户也向我提供了他们的需求。具体业务流程如下：三、客户痛点及解决方案1、客户管理客户数量多，跟进不及时。每个销售人员每天至少要跟进20个客户，每天用Excel记录客户跟进情况，最后提交给销售助理总结解决方案：通过工作流自动提醒跟进客户，自动创建订单，自动提醒出库、发货、开票、收款等。销售不能随时随地用电脑办公，偶尔忘记下单，接到客户投诉退单，损失至少10万/单年。解决方法：手机和电脑同步。明道云有专门的APP和小程序，可以随时随地记录客户状态、手机下单、查询库存等，两名销售助理每周分析销售数据。每天加班加点处理数据，然后按部就班地向经理、董事、CFO汇报，既费时又费力，而且经常出错。解决方案：自定义页面定制销售大屏，实现数据自动分析，数据处理时间1周到3秒不等，解放劳动力。2.库存管理库存信息不同步。由于业务量大，仓库经常存放多种型号的产品，出入库数据均由人工录入，库存信息无法及时同步。解决方案：多人协作，实时更新，销售、采购、仓管人员联动库存数据。库存管理混乱，经常出现缺货的订单。在下销售订单之前，需要与仓库管理人员沟通产品库存。有时仓管反馈慢，导致订单没有及时送达，造成退货。解决办法：系统自动预警，如果库存低于安全库存，提醒采购及时补货。库存盘点既费时又容易出错。每个月底，仓管人员都要忙个通宵，还要跟财务、销售加班加点对账。错误率非常高，每年造成至少15万元的损失。解决方案：自动计算出入库，清库存数据，让老板和仓管无所适从。四、应用场景1、电脑端与移动端实时同步。移动端与电脑端同步。2、销售管理：系统自动提醒，完善数据链接客户。根据自身需求，在销售管理中制作客户表、订单表、发票、跟进记录、退货单等，基本涵盖了销售的日常工作，通过工作流完成。自动创建订单、自动通知销售跟进、审批动态通知、发票通知等任务。客户表设置根据销售习惯，选择日历、表格、看板等视图，自定义今日跟进、本周跟进、客户类型展示、待跟进客户数据展示、销售视图视图按需定制提高工作效率。通过工作流设置，实现交易客户的审批通知、下次跟进时间通知、自动生成订单。订单设置订单管理是销售流程中最重要的部分。永华科技的订单涉及多个订单明细。销售订单填写完成后，需要上级审批；审批完成后自动生成仓库，提醒仓管库存，提醒业务员开具发票。销售审批流程设置：点击按钮开始审批，有一个按钮可以启动流程，如下图。自动生成出库单和出库详细工作流程设置。提醒仓库管理人员库存，提醒销售人员开票通知结果显示。所有客户信息均可追溯源头，形成一条完整的线路。从交易-订单详情-发货信息-发货信息-物流信息-发票信息-收款信息-退货信息-退款信息等可以看到该客户的所有信息。follow-upandreturnform等工作表涉及到数据、展示、工作流等，与客户表、订单表的工作流程基本类似，这里不再一一描述。3、库存管理：全自动化，各角色实时协同库存永华科技可根据自身需求随时推出新产品、新机型。只需输入产品的进货价和销售价即可完成产品表单的维护。在库存中输入原始库存数据，设置安全库存数量，库存不足时系统会自动提醒采购员采购并更改库存状态。出库，退货单审核通过后，退货退回仓库——所有操作无需人工干预，系统自动清点库存和仓库，三秒完成。审批通过后，系统自动更新库存，并通知仓库管理员产品库存减少了多少，还剩多少，并在日志中显示库存相对于当前件数变化了多少件，效果如下。进货自动入库、退货自动入库、产量自动计算是一样的。审批、通知等工作流在销售管理中也有涉及，这里不再赘述。采购管理采购审批通过后，工作流自动更新库存，通知财务向供应商付款。其中，采购的自动入库、付款通知等工作流程已经进行了演示，这里不再赘述。4.自定义大屏，秒级完成分析。我们可以根据永华科技内部的分工，为不同部门定制大屏。通过权限设置，销售部门只能看到销售大屏，采购和仓储管理团队只能看到库存看板，财务人员只能看到财务驾驶舱，总经理可以看到所有自定义页面，或者对于定制专属页面，让企业大屏因人、因部门而异，满足永华科技的定制化需求。销售大屏销售大屏包括销售数据分析、学习中心和天眼查。销售数据分析销售人员可以使用快捷键快速进行加客、收款、退款、新建订单等所有销售操作。添加客户、客户地域分布、物流快递等具体数据。学习中心可以通过API功能将他们目前正在使用的课程中心和知识库（由于保密原因，这里没有展示客户的真实场景）到我们的学习中心，这样销售就可以完成常规的学习任务，而无需切换页面。天眼查天眼查是最常用的销售网站。以前销售需要切换页面查看跟进客户的业务信息，现在直接嵌入url，无需来回跳转页面。库存看板库存看板供采购和仓库管理部门使用。您可以通过快捷键创建采购订单、采购明细等。您还可以快速查看哪些产品是热销产品，哪些产品库存过高，哪些产品是频繁购买的。什么是库存变化等，所有库存采购变化一目了然。财务驾驶舱财务人员可在财务驾驶舱内快速创建收付款、退款、发票，还可以查看交易订单、收付款等。5、上下游直接参与，方便高效通过设置操作权限上下游用户，可以直接参与系统流程。例如：供应商只能查看已发货的物流信息，对收到的快递签收。后台会同步显示供应商已完成收货，系统也会提醒业务员订单已完成。供应商运作后，仓库管理员可以看到物流签到状态，系统会自动通知销售客户签到状态，方便公司上下游客户参与协同公司内部数据。6.总结我协助永华科技的杜老师，花了一周的时间完成了demo的搭建。现在客户已经大规模测试了。近日，杜总反映明道云已经基本满足了他们的需求，后期会在使用过程中不断优化调整，让系统更适合他们的业务流程。未来，他们还将销售佣金计算和激励政策整合到现有的采购、销售和库存系统中，并为他们的代理商添加渠道管理应用程序。推而广之，市场上有客户需要库存管理，甚至有更复杂需求场景的客户，比如：一物一码，自定义合同、报价单、采购单，对接自己的电商系统等；等等，都可以通过明道云实现。明道云有能力、有信心帮助更多的企业省钱、省力、省事，让饱受加班库存困扰的企业和个人每天轻松完成工作，按时下班。
