从纸质文件过渡到数字流程，不仅可以帮助地方政府在像COVID-19大流行这样的危机中减少资源和人力成本，而且在未来它也使服务更方便。私营部门早就认识到数字举措对于生存至关重要。在所有企业中，89%的企业已经采用或计划采用数字优先的业务战略，而在尚未进行数字化转型的企业中，有55%的企业认为他们将在不到一年的时间内失去市场份额。这些努力正在取得成效：Adobe的一项研究发现，优先考虑数字计划的企业实现业务目标的可能性比同行高64%。业务连续性规划对公共和私营部门同样重要。今天，COVID-19已成为大流行病；明天可能是飓风或野火。这些连续性计划的核心是数字战略。但是，不幸的是，许多政府服务在数字化方面落后于私营部门。我与政府合作制定这些数字战略已超过25年，我看到采取重大数字举措的政府发现，与不采取任何行动相比，当前的危机更容易解决。例如，希望利用低再融资利率的已经数字化地区的房主可以将契约转移到他们家中的财产。但这不仅仅是方便或改善公用事业或使危机更易于管理的问题。在这些努力中落后的政府现在应该考虑如何继续为居民远程提供基本服务或减少员工人数以应对未来的危机。这意味着使用一个系统为公民提供低成本的数字文件访问权限，以取代前往政府办公室寻找纸质文件的辛苦旅程。这些举措可以保护重要记录并提高政府工作人员的效率。它们带来了收入，因为政府可以对访问这些记录收取费用，而无需手动查找它们的人工成本。从土地记录和法院记录到出生证明和地图，地方政府拥有数十年甚至数百年的纸质记录。这些物理文件难以搜索且存储成本高昂。跟踪物理文件通常需要几天时间。当物理文档数字化并建立记录管理系统时，信息收集变得更加简单。法官、律师和执法人员可以登录系统，进行搜索并下载他们需要的记录的数字化副本。公民可以在几秒钟内在线或通过电话找到所需的文件，并且可以提醒他们注意他们记录中的潜在欺诈活动。一旦文档被扫描成数字格式（通常从当前文档开始并向后移动），就可以在使用记录管理、法庭或陪审团系统时搜索、管理和即时检索它们。最终结果是为政府工作人员和公众提供了一个更快、更高效和移动友好的流程。云托管存储解决方案通常是一个很好的选择。它们灵活、移动友好、价格低廉且易于扩展；通常，计算和存储容量的增加只需购买新物理服务器并在现场部署的一小部分成本。数字化的地方政府单位也将提供有价值的历史服务，使他们的子孙后代受益匪浅。例如，马萨诸塞州普利茅斯已将超过100万份可追溯到1620年的文件和土地记录编入索引，其中包括在五月花号上起草的文件。他们还抄录了普利茅斯登记簿中的原始手写文件，所有这些文件都是用17世纪的草书书写的。为子孙后代保存这些文件对于保护美国的历史遗产至关重要。最好从现在开始扫描每一份收到的文件来开始数字化过程，然后及时倒退，根据可用资金以10到20年的增量扫描文件。在当今的数字世界中，我们很幸运能够拥有保护我们国家记录的技术，并使需要它们的人能够快速访问它们。政府的未来将为选民提供简单、精简和用户友好的工具，消除公众对繁文缛节的耻辱，让双方的体验更轻松、更愉快。
